Datenschutzerklärung
This page is currently available in German. All information and links are retained. Contact us if you need help.
Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von whk1998.de verarbeitet werden.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Wichlinghauser Kicker e.V., Krühbusch 15, 42277 Wuppertal. Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung deiner Rechte schreibe an Kevin.wolniak@whk1998.de.
2. Besuch und Hosting der Website
Für das technische Hosting dieser Website setzen wir OpenAI Ireland Ltd. als Dienstleister ein. Die Website wird über dessen Sites-Infrastruktur bei Cloudflare bereitgestellt. In der Liste der Unterauftragsverarbeiter nennt OpenAI Cloudflare, Ltd. für Webhosting und die USA als Verarbeitungsort. Damit die Website angezeigt und geschützt werden kann, werden beim Aufruf technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderte Seite sowie Browser- und Geräteinformationen. Der Hostingdienst kann hierzu Protokoll- und Nutzungsdaten verarbeiten. Grundlage für den Betrieb und die Sicherheit der Website ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. OpenAI verarbeitet die auf der veröffentlichten Website erhobenen Daten als Auftragsverarbeiter nach dem Zusatz zur Datenverarbeitung. Für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nennt der Anbieter Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln als Grundlage. Eine feste Speicherfrist für technische Zugriffsprotokolle nennt der Anbieter in seinen veröffentlichten Unterlagen nicht. Wir führen selbst keine gesonderten Besucherstatistiken oder eigenen Zugriffsprotokolle.
Die Website verwendet selbst keine Werbepixel und bindet keine externen Webfonts ein. Technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speicherungen können durch die Hosting- und Zugangsinfrastruktur eingesetzt werden. Zum eingebundenen externen Spielplan gilt Abschnitt 5.
3. Kontakt und Probetraining
Wenn du das Kontakt- oder Probetrainingsformular absendest, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, das gewählte Thema beziehungsweise die Mannschaft und deine Nachricht. Die mit * gekennzeichneten Angaben sind für die Bearbeitung nötig; ohne sie können wir die Anfrage nicht zuordnen oder beantworten. Angaben zum Kind, etwa der Jahrgang, sind freiwillig. Bitte gib keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensiblen Angaben in das freie Nachrichtenfeld ein. Eltern und Sorgeberechtigte können für Kinder anfragen.
Die auf der Website sichtbaren Formulare senden die Angaben direkt aus deinem Browser über eine verschlüsselte Verbindung an Web3Forms (Web3Creative). Web3Forms verarbeitet die Nachricht und leitet sie an unser Postfach Probetraining@whk1998.de weiter. Das Vereins-Postfach wird bei WEB.DE, einem Dienst der 1&1 Mail & Media GmbH, betrieben. Zusätzlich fallen bei der Übertragung technische Daten wie die IP-Adresse an. Wir verwenden die Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage und für eine Rückmeldung; je nach Anliegen beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kommunikation und Vereinsarbeit).
Web3Creative betreibt Web3Forms aus Indien. Nach Angaben des Anbieters können auch seine Infrastruktur und Dienstleister in verschiedenen Ländern an der Verarbeitung beteiligt sein; für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nennt er Standardvertragsklauseln. Zum Schutz vor Missbrauch können IP-Adresse und E-Mail-Adresse an CleanTalk und Akismet übermittelt werden. Nach der Datenschutzerklärung von Web3Forms werden Formulareinsendungen höchstens drei Jahre gespeichert, sofern kein kürzerer Zeitraum für den genutzten Tarif eingestellt oder eine frühere Löschung veranlasst wird. Angaben zu weiteren Dienstleistern und Übermittlungen stehen im Vertrag zur Datenverarbeitung des Anbieters. Für das E-Mail-Postfach gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von WEB.DE.
Daneben besteht für gesondert über die serverseitige Schnittstelle der Website eingehende Anfragen ein geschütztes Vereins-Postfach in der Site. Solche Anfragen können in einer geschützten Datenbank der Website gespeichert und per E-Mail weitergeleitet werden. Darauf haben nur berechtigte Vereinsverantwortliche Zugriff. Die derzeit sichtbaren Kontaktformulare nutzen diesen Weg nicht. Für dort gespeicherte Altanfragen ist derzeit keine automatische Löschung eingerichtet. Der Verein prüft diese Daten regelmäßig und löscht sie spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offenen Ansprüche oder sonstigen berechtigten Gründe eine längere Aufbewahrung erfordern. Entsprechend werden E-Mails im WEB.DE-Postfach geprüft und gelöscht. Die Speicherfrist bei Web3Forms richtet sich unabhängig davon nach dessen oben genannten Einstellungen und Regeln.
4. Geschützter Vereinsbereich
Für berechtigte Verantwortliche gibt es einen internen Anfragenbereich. Wenn sie sich über den geschützten Zugang mit ihrem OpenAI-Konto anmelden, verarbeitet die Zugangsfunktion die für die Prüfung erforderliche Konto-Kennung und E-Mail-Adresse. Unberechtigte Besucher erhalten keinen Zugriff. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz und Bearbeitung der Vereinsanfragen). Für die Anmeldung gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen Kontodienstes.
5. Spielplan-Widget von FUSSBALL.DE
Auf der Startseite laden wir das offizielle Spielplan-Widget von FUSSBALL.DE automatisch. Dabei stellt dein Browser beim Aufruf der Startseite eine Verbindung zu www.fussball.de und für die Anzeige des Widgets zu next.fussball.de her. Technisch erforderliche Daten wie deine IP-Adresse und Browserinformationen werden dabei an den Anbieter übermittelt; der eingebundene Dienst kann eigene Technologien einsetzen. Wenn das Widget nicht verfügbar ist, bleibt eine Spielankündigung aus öffentlich abrufbaren Spieldaten sichtbar, die unser Server aktualisiert. Weitere Informationen zur Verarbeitung durch den Anbieter findest du in den Datenschutzhinweisen von FUSSBALL.DE.
6. Links, Fotos und Teilen
Links zu sozialen Netzwerken, Google Maps, zum Fanshop und zu anderen Websites öffnen den jeweiligen Anbieter erst nach dem Anklicken. Auf dieser Website sind keine externen Karten, Social-Media-Feeds oder Videos eingebettet. Bei der Teilen-Funktion wird die Betriebssystemfunktion aufgerufen oder der Seitenlink in die Zwischenablage kopiert; die Website sendet dadurch selbst keine Nachricht an einen sozialen Dienst.
Die Website zeigt Vereinsfotos, Namen und Berichte. Für Fragen zu einem Foto sowie Berichtigungs- oder Löschungswünsche erreichst du uns über die oben genannte Adresse.
7. Deine Rechte
Du kannst nach Maßgabe der DSGVO Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Außerdem können dir ein Recht auf Datenübertragbarkeit und ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen zustehen. Wenn eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, kannst du sie für die Zukunft widerrufen. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung findet auf dieser Website nicht statt.
Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
Stand: 19. Oktober 2026.
Online-Aufnahme und unterschriebene Unterlagen
Das Online-Aufnahmeformular erfasst die für Mitgliedschaft und gegebenenfalls Spielberechtigung erforderlichen Stamm-, Kontakt-, Sorgeberechtigten- und Vereinswechseldaten. Notfallkontakte und Einwilligungen für WhatsApp oder Veröffentlichungen sind freiwillig. Wir fragen hier keine Bankdaten, medizinischen Unterlagen, Ausweiskopien oder Geburtsurkunden ab. Die PDF-Erstellung erfolgt zunächst auf deinem Gerät. Eine Übermittlung der Eingaben an den Verein erfolgt erst beim abschließenden Einreichen.
Beim Einreichen werden die Formulardaten, die erzeugten Anträge und die am Bildschirm gezeichneten Unterschriften oder gegebenenfalls hochgeladenen unterschriebenen PDFs oder Bilder über HTTPS an die Vereinswebsite übermittelt. Die Inhalte werden vor der Speicherung verschlüsselt; Dateien sind nicht öffentlich abrufbar. Nur der freigeschaltete Vereinsverantwortliche kann nach Anmeldung die Eingänge lesen, drucken, bearbeiten und löschen. Für die Datenverarbeitung nutzen wir die Hosting-Infrastruktur von ChatGPT Sites (OpenAI) und Cloudflare. Zweck und Rechtsgrundlage sind die Bearbeitung des Aufnahmeantrags und die Durchführung der Mitgliedschaft sowie des beauftragten Spielberechtigungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); freiwillige Einwilligungen werden getrennt erfasst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein technischer, gesalzener Hash der IP-Adresse dient der Begrenzung von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die IP-Adresse wird dafür nicht im Klartext in der Antragsdatenbank gespeichert.
Bei der bisherigen Anmeldung mit Dokumenten-Upload sendet der Browser an Web3Forms nur die Vorgangsnummer, einen allgemeinen Link zum geschützten Vereinsbereich und die Rückfrage-E-Mail-Adresse. Namen des Kindes, Geburtsdatum, Anträge und Unterschriften werden dabei nicht an Web3Forms übermittelt. Für diesen Benachrichtigungsweg gelten die oben genannten Web3Forms-Hinweise.
Wenn die direkte Bildschirm-Unterschrift freigeschaltet ist, gilt: Bei der Online-Unterschrift erfassen wir ausschließlich die gezeichneten Linien sowie die Erklärung zur Unterzeichnung und gegebenenfalls zur gesonderten Bestätigung freiwilliger Einwilligungen. Druck, Zeichengeschwindigkeit und biometrische Merkmale werden nicht erhoben. Die Linien werden in den Mitgliedsantrag eingefügt. Die WDFV-Unterschriftsfelder bleiben leer; die erforderlichen Originalunterschriften werden beim Verein geleistet.
Bei freigeschaltetem Direktversand versendet die Website nach dem Einreichen den unterschriebenen Mitgliedsantrag und gegebenenfalls den vorausgefüllten WDFV-Passantrag als PDF-Anhänge an antraege@whk1998.de. Dafür wird eine serverseitige Verbindung zu einem vom Verein eingerichteten Google-Apps-Script-Mailversand im Google-Workspace-Konto genutzt. Google verarbeitet die Dokumente und die Rückfrage-E-Mail-Adresse zur Zustellung; maßgeblich sind die mit Google vereinbarten Vertragsbedingungen und Datenschutzbedingungen für Google Workspace. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR kann dabei entsprechend diesen Bedingungen stattfinden. Die Anträge werden nicht an Web3Forms übermittelt. Scheitert der Versand, bleibt der Antrag geschützt gespeichert und die Seite weist darauf hin. Erneutes Absenden desselben Vorgangs dient dem erneuten Zustellversuch.
Das Online-Postfach ist eine vorübergehende Eingangsablage. Der Verein übernimmt benötigte Unterlagen in seine geschützte Mitgliederverwaltung und löscht den Online-Eingang nach Bearbeitung. Nach 90 Tagen ist der Download gesperrt; abgelaufene Eingänge werden bei nachfolgenden Formular- oder Postfachzugriffen samt Dateien automatisch bereinigt. Technische Begrenzungsdaten werden nach einem Tag bei der nächsten Bereinigung entfernt. Davon unabhängig gelten in der Vereinsverwaltung die Aufbewahrungsregeln der Datenschutzinformationen im Mitgliedsantrag und für WDFV-Originale die Verbandsvorgaben. Ein Scan ersetzt die erforderlichen Originale nicht.
Ein freiwillig heruntergeladener Zwischenstand verbleibt in deinen eigenen Dateien und enthält persönliche Daten. Bitte geschützt aufbewahren und nach Abschluss löschen. Die Website speichert Formulareingaben nicht automatisch im Browser. Für deine Datenschutzrechte und die Kontaktaufnahme gelten die oben genannten Informationen sowie die Seiten 4 und 5 des Mitgliedsantrags.